Si l’archivage électronique présente de grands avantages, il n’est pas si aisé que cela à mettre en place, surtout quand on avait l’habitude de procéder avec des documents papier et ce, depuis des années. Les entrepreneurs peuvent néanmoins se rassurer en sachant qu’ils ne sont pas seuls, face à cette tâche.
Archivage électronique : comment procéder ?
Que ce soient les statuts de l’entreprise, les factures émanant des fournisseurs, celles honorées par les clients : ces documents professionnels doivent faire l’objet d’un archivage ; c’est-à-dire d’une conservation dans les bonnes conditions.
Auparavant, cela s’entendait uniquement sous format papier. Cela signifie que lors d’un contrôle fiscal par exemple ou dans le cadre d’une situation litigieuse, une entreprise devait rechercher dans d’épais classeurs ou dans des boites, les documents demandés par l’agent du fisc ou les éléments pouvant prouver sa bonne foi pour que le juge, parfois, statue en sa faveur.
Cela n’avait rien d’évident d’autant que tous les chefs d’entreprise ne prennent pas toujours le parti de soigner leurs archives papier et de les classer, au grand damne parfois de leur expert-comptable, au moment de faire leur déclaration fiscale et leur bilan.
Il s’agirait donc, pour pouvoir archiver les documents d’entreprise de la bonne manière, d’opérer un tri pour voir si tous ont encore une validité.
Cette dernière varie considérablement en fonction de leur nature. Il faut pourtant faire attention de ne pas supprimer un document ayant encore une valeur probatoire ou de numériser des documents inutiles.
Un casse-tête ? C’est certainement ce que pensent bon nombre de professionnels à l’heure de la loi sur la transition numérique qui les oblige à procéder à la numérisation de leurs archives.
Pourquoi et comment mettre en place son archivage numérique
Outre le tri et le classement qu’il faut mettre en place, il faut avoir les bonnes machines. Un simple appareil bureautique ne peut pas suffire parfois pour scanner et digitaliser des milliers et des milliers de feuillets. Il ne faut pas oublier que certains documents, même s’ils sont dits « papier » sont en fait des calques ; selon les professions, et qu’ils peuvent ne pas ressembler aux traditionnels A4 auxquels on peut s’attendre.
Qui plus est, les conditions de stockage des archives peuvent ne pas avoir été excellentes. Les documents peuvent avoir jauni, s’être décolorés sous l’effet du soleil ou encore avoir pris l’humidité. D’autres entrepreneurs ont dû faire face à certaines avaries pendant les premières années de vie de leur entreprise et les documents ont été endommagés par le feu ou un dégât des eaux, quand ils n’ont pas été rongés par les rats ou attaqués par certains insectes. Il faut pourtant pour répondre aux termes de la loi que chaque mot ou chiffre soit lisible pour être valable ce qui suppose des machines perfectionnées.
Tous ces éléments font que le chef d’entreprise qui attend de cet archivage électronique une manière de gagner du temps, de gagner également en productivité, en offrant une gestion des données électroniques (GED) de qualité à ses salariés peut se sentir dépassé.
Il est pourtant possible d’obtenir de l’aide, tout simplement en demandant à une société d’archivage de se charger de tout, du récolement jusqu’au choix du meilleur endroit digital de stockage, selon les besoins et le profil de l’entreprise cliente.
Par la suite, une opération de sensibilisation peut être de bon augure, auprès des salariés pour continuer sur cette belle lancée.
En effet, une fois les documents d’archives papiers digitalisés, tous les documents entrants et sortants devront faire l’objet du même traitement et ce, en respectant la politique de classement qui aura été mise en place par le chef d’entreprise avec l’aide de la société d’archivage.
Expliquer les atouts de cette méthode et comment la mettre en œuvre fait partie des prestations de ces mêmes structures.